Với xu hướng chuyển đổi số để tối ưu hóa vận hành và hiệu quả kinh doanh, doanh nghiệp luôn tìm kiếm cho mình một hệ thống quản lý vừa hiệu quả vừa phù hợp nhất. Nhằm đem lại đáp án cho bài toán riêng đối với từng tổ chức, giải pháp ERP ra đời. Đóng vai trò như một hệ thống đa chức năng, ERP tích hợp các ứng dụng giúp lên kế hoạch, tự động hóa các tác vụ và quản lý doanh nghiệp.
Vậy giải pháp phần mềm ERP cần thiết như thế nào? Một số giải pháp ERP phổ biến và uy tín đang có mặt hiện nay trên thị trường? Làm cách nào để doanh nghiệp có thể lựa chọn và phát huy tối đa sức mạnh của hệ thống ERP? Hãy cùng tìm hiểu thông qua bài viết sau đây.
Đọc thêm: Magento và Shopify: Nền tảng nào phù hợp với doanh nghiệp của bạn?
ERP là gì? Tầm quan trọng của ERP?
ERP hay còn gọi đầy đủ là Enterprise Resource Planning Systems – hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp. Và đúng như tên gọi, ERP là một giải pháp quản lý doanh nghiệp đa chức năng giúp số hóa hệ thống vận hành, quản trị luồng dữ liệu giữa các bộ phận cũng như giúp nâng cao hiệu suất các hoạt động quản trị và kinh doanh.
ERP đem đến một giải pháp hoạch định “all-in-one” hoàn chỉnh cho các doanh nghiệp ở bất kỳ lĩnh vực nào: sản xuất, phân phối, xây dựng, bán lẻ, logistics, ngân hàng, du lịch – lữ hành, giải trí,…
Với mô hình quản lý truyền thống, mỗi bộ phòng ban của doanh nghiệp thường dùng các phần mềm khác nhau, để phù hợp nhất với chức năng của bộ phận. Khi sử dụng các phần mềm riêng lẻ và không có sự tương thích, việc tổng hợp và kết nối dữ liệu trở thành một thách thức đáng lo ngại.
Những yếu tố chính của hệ thống ERP
Điều này dẫn đến sự phối hợp giữa các hoạt động trở nên khó khăn và tốn thời gian, ảnh hưởng đến việc xử lý dữ liệu để đưa ra các quyết định kinh doanh. Giải pháp ERP ra đời, giúp giải quyết những bất cập trên bằng cách ứng dụng phần mềm đa hệ hỗ trợ việc hoạch định, thực hiện, kiểm soát,… các hoạt động của doanh nghiệp chỉ trong một hệ thống phần mềm duy nhất.
ERP được xem là một giải pháp quản trị doanh nghiệp thành công nhất trên thế giới hiện nay khi giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí, tăng năng suất và tối ưu hóa các nguồn lực của công ty. Các dữ liệu từ những công ty đã áp dụng ERP tham gia khảo sát năm 2020 cho thấy hơn 90% xác nhận chúng giúp cải thiện hiệu quả quy trình kinh doanh của doanh nghiệp.
Như một cầu nối dữ liệu, ERP có vai trò tổng hợp đầy đủ và cung cấp thông tin đến toàn hệ thống, nâng cục diện quản lý các hoạt động trong doanh nghiệp lên một tầm cao mới. Vì thế, giải pháp này thật sự cần thiết cho tất cả các doanh nghiệp, dù ở quy mô nào, để có thể kết nối và vận hành một cách trơn tru. Triển khai hệ thống phần mềm ERP thành công, doanh nghiệp có thể:
- Lưu trữ, truy cập và kiểm soát thông tin khách hàng trên toàn bộ hệ thống
- Tăng tốc quá trình sản xuất, cung cấp sản phẩm và dịch vụ
- Kiểm tra chất lượng, theo dõi, quản lý dự án
- Kiểm soát thông tin tài chính
- Kiểm soát kho
- Chuẩn hóa hoạt động nhân sự
- Kết nối, liên lạc và cập nhật thông tin nội bộ một cách nhanh chóng
Khó khăn nào doanh nghiệp gặp phải khi triển khai hệ thống ERP?
Thống kê cho thấy 53% doanh nghiệp tin rằng giải pháp ERP là một trong những yếu tố ưu tiên, cần được đầu tư hàng đầu của tổ chức. Theodữ liệu từ báo cáo của Panorama Consulting Solutions, 88% công ty xác nhận việc triển khai ERP của họ là một thành công, trong khi 12% còn lại thừa nhận sự thất bại trong việc xây dựng và áp dụng hệ thống, phần lớn là các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Điều này khiến các doanh nghiệp có quy mô từ nhỏ đến trung bình, chưa có kinh nghiệm cảm thấy lo ngại khi quyết định triển khai giải pháp ERP.
Tại Việt Nam, việc triển khai ERP chưa thật sự quen thuộc và cũng rất phức tạp đối với hầu hết các doanh nghiệp. Họ thường gặp các vấn đề như:
- Chủ quan, thiếu kế hoạch cụ thể: Để thiết lập và áp dụng ERP vào quy trình làm việc là một dự án lâu dài và có thể nảy sinh nhiều khó khăn. Nếu không có quyết tâm và phân bổ kế hoạch cụ thể việc triển khai có thể bị ngưng giữa chừng, dẫn đến kết quả không mang lại các lợi ích như mong đợi
- Đào tạo nhân sự: Việc chuyển đổi giữa hệ thống hiện tại sang một giải pháp phần mềm ERP hoàn toàn mới đòi hỏi doanh nghiệp phải thực hiện đào tạo lại quy trình, cách sử dụng cho tất cả nhân viên. Nếu nhân viên thiếu kỹ năng phần mềm hoặc ngoại ngữ, quá trình tiếp thu hệ thống mới sẽ gặp khó khăn hơn rất nhiều.
- Chi phí lớn: Hệ thống ERP là một sự đầu tư đúng nghĩa đối với doanh nghiệp. Để có thể thu lại lợi ích lâu dài và tối ưu nhất từ ERP, doanh nghiệp cần tính toán nguồn lực và cả ngân sách một cách hợp lý. Khi cơ cấu tổ chức hoặc quy trình làm việc thay đổi, doanh nghiệp sẽ phải chi trả cho nhà cung cấp để chỉnh sửa phần mềm. Nếu không được cân nhắc hợp lý, điều này có thể trở thành gánh nặng về tài chính của công ty.
- Xây dựng hệ thống phần mềm ERP không tương thích với quy trình thực thế: Mỗi doanh nghiệp có một quy trình quản lý khác nhau, đồng nghĩa với việc không thể áp dụng một mô hình ERP cho tất cả doanh nghiệp. Vì thế, để triển khai thành công doanh nghiệp phải thật sự hiểu rõ nhu cầu, mục tiêu của mình và truyền đạt thông tin chi tiết đến các nhà cung cấp ERP.
Một số khó khăn khi triển khai hệ thống ERP
- Chưa tiếp cận được hết các lợi ích: ERP là một hệ thống đồ sộ với các tính năng được tích hợp và liên kết khá phức tạp. Điều đó giải thích lý do tại sao ERP có thể hỗ trợ và cải thiện hoạt động doanh nghiệp nhiều đến thế. Trường hợp thiếu sự rõ ràng trong tầm nhìn, doanh nghiệp sẽ không khai thác được hết giá trị của giải pháp này, và điều đó cũng tạo chênh lệch so với chi phí phải bỏ ra.
- Ngoài ra còn có một số e ngại về bảo mật dữ liệu, rủi ro thông tin, vấn đề chính sách, các lựa chọn cá nhân hóa phần mềm,…
Phân biệt các loại phần mềm ERP tại Việt Nam
Sau khi đã chuẩn bị và sẵn sàng cho việc đầu tư giải pháp ERP, việc tìm hiểu thị trường để chọn lựa nhà cung cấp dịch vụ ERP thích hợp là vô cùng quan trọng. Các phần mềm ERP được chia thành nhiều nhóm, tại thị trường Việt Nam, ERP có hai loại:
- Giải pháp ERP nước ngoài
Các phần mềm ERP hàng đầu trên thế giới được cung cấp đến doanh nghiệp Việt thông qua các công ty dịch vụ chuyên tư vấn và triển khai ERP.
Với mức độ phổ biến và số lượng lớn người dùng, các phần mềm ERP nước ngoài có ưu thế trong việc phát triển các tính năng, chỉnh sửa phù hợp để tối ưu hóa các trải nghiệm. Ngoài độ hoàn thiện, giải pháp ERP từ nước ngoài chiếm ưu thế rõ rệt về mặt số lượng, cung cấp cho doanh nghiệp sự lựa chọn đa dạng.
Nhược điểm lớn nhất phải kể đến chính là chi phí. Vì ngoài chi phí triển khai doanh nghiệp còn phải chi trả phí tư vấn, tiền bản quyền,… khi quyết định lựa chọn một ERP nước ngoài.
Có 2 loại phần mềm ERP tại thị trường Việt Nam
- Phần mềm ERP trong nước
Do chính các công nội địa trực tiếp phát triển, dựa trên nhu cầu của doanh nghiệp Việt Nam. Với lợi thế sân nhà, các giải pháp ERP tại Việt Nam được thiết kế khá phù hợp với đa số các quy trình hiện tại của các doanh nghiệp Việt cũng như các quy định xử lý về mặt tài chính kế toán.
So với hệ thống ERP từ nước ngoài, ERP trong nước chiếm ưu thế về phần chi phí nhưng còn hạn chế rất nhiều về khía cạnh công nghệ cũng như tình năng, mức độ hoàn thiện của toàn hệ thống.
Đọc thêm: Top 30 website Magento hàng đầu thế giới và Việt Nam
Top 10 giải pháp ERP cho doanh nghiệp
Số lượng các nhà phát triển ứng dụng và phần mềm ERP trên thế giới vô cùng nhiều, từ đó cho ra đời đa dạng các giải pháp ERP với các ưu nhược điểm khác nhau. Trong vô vàn các hệ thống phần mềm quản lý, những giải pháp ERP dưới đây được nhiều doanh nghiệp hiện nay ứng dụng và tin dùng:
- Microsoft Dynamic
Giải pháp ERP của Microsoft được phát triển và có thể điều chỉnh phù hợp để đáp ứng nhu cầu cụ thể của từng doanh nghiệp, thông qua nhiều phiên bản Dynamic khác nhau. Với sự tương đồng trong công nghệ, Microsoft Dynamic hoạt động tương tự như các phần mềm khác của Microsoft, điển hình như bộ Office 365. Điều đó tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp đang sử dụng các sản phẩm từ Microsoft, việc triển khai hệ thống nhanh chóng hơn và không gián đoạn quá nhiều các hoạt động hiện tại.
Ngoài lợi thế về độ tương thích và hiệu năng mạnh mẽ, giải pháp ERP từ Microsoft Dynamic còn có thể được mở rộng và nâng cao với hàng ngàn ứng dụng được tạo sẵn, điều chỉnh phù hợp với nhu cầu kinh doanh hoặc đặc thù của lĩnh vực. Với Microsoft Dynamic, hoạt động kinh doanh được kiểm soát tốt hơn, hiệu quả kinh doanh gia tăng đáng kể nhờ vào các module được phát triển sát với thực trạng tại doanh nghiệp. Người dùng cũng được phân quyền theo các vai trò và phòng bạn thích hợp.
- Quản lý tài chính: kiểm soát dòng tiền, tài sản cố định và các sổ sách kế toán. Hỗ trợ đa tiền tệ đối với công ty hoạt động tại nhiều quốc gia hay với nhiều pháp nhân khác nhau.
- Quản lý chuỗi cung ứng: Theo dõi và kiểm soát tình hình kho bãi, cải thiện khả năng đáp ứng, tối ưu hóa quy trình lưu thông hàng hóa và dịch vụ.
- Quản lý sản xuất, dịch vụ: Tăng hiệu quả lặp đơn hàng, quản lý công suất, cải tiến kế hoạch cung cấp nhanh chóng đến khách hàng. Ngoài ra, Microsoft Dynamic còn hỗ trợ theo dõi các yêu cầu hỗ trợ từ phía khách hàng, giúp cải thiện dịch vụ doanh nghiệp.
- Tiếp thị: Quản lý dữ liệu bán hàng và khách hàng. Từ đó tạo cơ sở xây dựng chiến dịch tiếp thị, dự đoán và tổng quan toàn dự án.
- Quản lý nhân sự: Lưu trữ hồ sơ nhân viên, theo dõi vắng mặt và kiểm soát hiệu quả làm việc thông qua phần mềm.
- Quản lý dự án: Hoạch định ngân sách và thời gian, theo dõi tiến trình cũng như tự động xuất hóa đơn khi được yêu cầu
- Báo cáo: Nhờ sự thống nhất về mặt lưu trữ thông tin, Microsoft Dynamic hỗ trợ doanh nghiệp tạo báo cáo ở từng lĩnh vực thích hợp và dễ dàng truy vấn khi cần thiết.
- IFS
Giải pháp ERP từ IFS chủ yếu phổ biến ở các doanh nghiệp lớn trong lĩnh vực hàng không vũ trụ, quốc phòng, cơ sở hạ tầng hoặc các ngành công nghiệp tiêu dùng đóng gói. Được thiết kế mở rộng nhất trong khả năng, điểm mạnh của IFS nằm ở việc tập trung vào tốc độ thực thiện các tính năng, giải quyết được khó khăn về mặt triển khai và trao đổi thông tin tại các công ty có quy mô lớn. Vai trò của người dùng trên hệ thống cũng có thể được chuyển đổi tùy theo vị trí công việc và cấu trúc doanh nghiệp, tùy theo các trường hợp cụ thể để đảm bảo hoạt động trơn tru nhất.
Khả năng vượt trội của IFS được chứng minh trong các tính năng:
- Hoạch định nguồn lực
- Quản lý tài sản doanh nghiệp
- Quản lý sản xuất hàng hóa và dịch vụ
- Các ứng dụng (Applications) IFS
- Bảo trì hệ thống
- Chế độ vận hành doanh nghiệp thông minh
- IFS Cloud
- Oracle
Oracle được đánh giá là một trong những nhà cung cấp giải pháp ERP hàng đầu với hàng ngàn khách hàng trên khắp thế giới. Với nhiều ưu điểm nổi bật như mức độ ổn định cao, bảo mật dữ liệu hiệu quả, tốc độ xử lý nhanh chóng và cho phép hoạt động trên nhiều nền tảng,… Oracle là lựa chọn sáng giá đối với doanh nghiệp ở nhiều quy mô là lĩnh vực khác nhau.
Oracle cung cấp bộ bộ ứng dụng tích hợp toàn diện những yêu cầu cần thiết để thiết lập, vận hành và theo dõi các hoạt động của doanh nghiệp. Các doanh nghiệp có thể lựa chọn một tổ hợp giải pháp hoặc tất cả các module của hệ thống ERP từ Oracle để phục vụ tốt nhất cho đơn vị của mình.
- Kế toán tài chính: Phần mềm cho phép doanh nghiệp tổng quan tình hình tài chính và kiểm soát các giao dịch phát sinh một cách sát sao, đảm bảo tính minh bạch của từng hoạt động tài chính.
- Quản lý mua sắm: Quản lý hiệu quả từ công tác lựa chọn nhà cung cấp đến việc xác định nhu cầu mua sắm từ doanh nghiệp.
- Quản lý chuỗi cung ứng: Theo dõi quy trình cung ứng hàng hóa và các vấn đề liên quan như kiểm soát tình kình kho, quy trình vận chuyển, đổi trả hàng,…
- Quản lý sản xuất: Tối ưu hóa lực lượng sản xuất, chủ động điều chỉnh nâng cao năng suất dựa theo các tình hình cụ thể.
- Quản lý bán hàng: Lưu trữ, quản lý từ thông tin khách hàng đến các đơn hàng phát sinh cùng tình trạng đính kèm, đảm bảo thống nhất thông tin trên toàn bộ hệ thống.
- Quản trị nhân sự và dự án: Giúp quản lý hiệu quả nguồn nhân lực nội tại của doanh nghiệp theo lượng công việc, giúp cung cấp thông tin kịp thời cho các bộ phận và cho ra quyết định phân bổ hợp lý.
- Quản lý bảo dưỡng: Oracle còn cung cấp tính năng hỗ trợ thiết kế kế hoạch và thực hiện hoạt động bảo dưỡng các thiết bị, tài sản cố định của công ty.
- Báo cáo phân tích: Phần mềm tự động tổng hợp các thông tin đầu vào và đầu ra theo từng phân nhánh cụ thể. Từ đó hỗ trợ việc trích xuất báo cáo nhanh chóng khi có yêu cầu.
- Epicor
Giải pháp ERP của Epicor phù hợp với các công ty có quy mô vừa và nhỏ với mô hình quản lý theo chiều dọc điển hình như lĩnh vực sản xuất, phân phối, dịch vụ chuyên nghiệp, bán lẻ,… Có gần 50 năm kinh nghiệm trong việc cung cấp hệ thống phần mềm ERP dành riêng cho quy trình kinh doanh của khách hàng, Epicor thúc đẩy phát triển và hỗ trợ giải phóng tài nguyên của doanh nghiệp một cách hiệu quả.
Hiện tại giải pháp ERP từ Epicor được tích hợp trên cả điện toán đám mây lẫn trung tâm dự liệu tại chỗ của riêng khách hàng, hoặc có thể kết hợp cả hai nếu doanh nghiệp có yêu cầu. Các module hiện tại của Epicor có thể điểm qua như:
- Quản lý vòng đời sản phẩm
- CRM – Quản trị quan hệ khách hàng
- Quản lý chuỗi cung ứng
- Quản lý hiệu suất kinh doanh
- Và các tính năng quản lý doanh nghiệp cơ bản khác của ERP (quản lý tài chính, sản xuất, bán hàng,…)
- SAP Business One
Ban đầu SAP nhắm đến đối tượng mục tiêu lớn trên thị trường nhưng trong thời gian trở lại đây giải pháp này cũng thu hút được rất nhiều sự quan tâm của nhóm doanh nghiệp vừa và nhỏ, cho ra đời SAP Business One. Với độ phủ rộng rãi, SAP Business One cung cấp nhiều sự lựa chọn về mặt tính năng giúp doanh nghiệp dễ dàng tùy chỉnh dựa vào tình hình hiện tại của doanh nghiệp mà vẫn có thể mở rộng quy mô trong tương lai.
SAP Business One đảm bảo yếu tố triển khai nhanh – dễ sử dụng – chi phí hợp lý, là lựa chọn đáng cân nhắc của các doanh nghiệp SMEs. Hệ thống phần mềm ERP này còn bao gồm các module khác nhau, sẵn sàng ứng dụng theo nhu cầu của của doanh nghiệp như:
- CRM – Quản lý quan hệ khách hàng
- Quản lý sản xuất
- Quản lý mua hàng
- Quản lý bán hàng
- Quản lý hệ thống kho
- Quản lý tài chính doanh nghiệp
- Acumatica
Acumatica là nhà cung cấp giải pháp ERP trên nền tảng điện toán đám mây hiện đang được triển trai tại nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam cũng như trên toàn cầu. Nhờ đặc điểm này Acumatica giúp khách hàng tiết kiệm thời gian, chi phí và giảm thiểu các rủi ro về phần cứng mà vẫn truy cập và ứng dụng được các giải pháp ERP cần thiết. Điểm bất lợi của hệ thống này nằm ở mức độ tùy chỉnh còn hạn chế, tuy nhiên nếu doanh nghiệp không quá nhiều đặc thù thì đặc điểm này ảnh hưởng không đáng kể.
Acumatica được phát triển để đáp ứng yêu cầu của các doanh nghiệp trong các ngành sản xuất, phân phối, bán lẻ, thương mại và kế toán. Các module hiện đang có mặt trên giải pháp ERP của Acumatica là:
- Quản lý phân phối: Hỗ trợ theo dõi hàng tồn kho, quản lý báo giá và tiến trình đơn hàng.
- Kế toán dự án: Cung cấp các công cụ tích hợp để quản lý ngân sách, tài chính doanh nghiệp, bảng chấm công,…
- CRM – Quản lý quan hệ khách hàng
- Quản lý sản xuất
- Quản lý nguồn nhân lực
- Quản lý dữ liệu
- Báo cáo quản trị cao cấp
- Openbravo
Tương tự như Acumatica, Openbravo cũng cung cấp giải pháp ERP mở rộng trên nền tảng đám mây; cho phép các doanh nghiệp, đặc biệt là các chuỗi bán lẻ, cá nhân hóa trải nghiệm trên các kênh bán hàng. Hiện nay hệ thống được phát triển trên cả di động và đám mây, tiện lợi cho doanh nghiệp đổi mới các hoạt động kinh doanh, phù hợp với lĩnh vực thời trang, thực phẩm, gia dụng, nhà hàng,…
Openbravo gây ấn tượng bởi khả năng mở rộng do được phát triển trên mã nguồn mở, có thể truy cập dễ dàng và nhanh chóng trình duyệt web thay vì cài đặt cố định trên thiết bị. Các tính năng chính của Openbravo:
- Quản lý dữ liệu tập trung: Bao gồm các dữ liệu về sản phẩm, nhân sự các bộ phận, khách hàng, nhà cung cấp, vật tư,…
- Quản lý mua sắm: Openbravo giúp xử lý toàn bộ thông tin của quá trình mua sắm tại doanh nghiệp một cách thống nhất, cập nhật nhanh chóng để có thể xuất báo cáo khi cần thiết.
- Quản lý kho: Kiểm soát từ tình trạng lưu trữ đến việc luân chuyển giữa các kho hàng.
- Quản lý dự án và dịch vụ: Theo dõi tổng quan cũng như tiến trình dự án, nguồn tài nguyên, ngân sách,… để có sự phân bổ và điều chỉnh kịp thời.
- Quản lý sản xuất: Tối ưu hóa việc bố trí cấu trúc và quy trình sản xuất, danh mục vật tự, quản trị rủi ro,…
- Quản lý bán hàng: Kiểm soát tình hình kinh doanh thông qua số lượng đơn hàng, quản lý chiết khấu, lãi suất,…
- Quản lý tài chính: Một trong những chức năng cốt lõi để hoạch định các khoản thu chi, tài khoản cũng như các vấn đề về thuế.
- Hệ thống quản trị doanh nghiệp thông minh: Cung cấp cho doanh nghiệp các báo cáo chi tiết và phân tích tình hình chung, hỗ trợ cung cấp các thông tin cần thiết cho các cấp quản lý.
- SYSpro
Với hiệu năng mạnh mẽ, SYSpro được thiết kế để hỗ trợ tích hợp và đồng bộ quy trình hoạt động của doanh nghiệp trên nền tảng đám mây hoặc trên chính máy chủ của doanh nghiệp. Giải pháp ERP của SYSpro mang đến nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, nhất là các công ty có mô hình từ nhỏ đến trung bình trong lĩnh vực sản xuất. Điểm hạn chế ở hệ thống này liên quan đến các báo cáo ngoài luồng chưa thật sự hiệu quả, và mức độ tùy chỉnh phần mềm cũng có giới hạn nhất định.
SYSpro cung cho người dùng một hệ thống module cơ bản và có thể được bổ sung trong tương lai dựa vào tình hình phát triển của doanh nghiệp. Các module được thiết lập sẵn trên hệ thống phần mềm ERP từ SYSpro:
- Quản lý tại điểm bán POS
- Kiểm soát kho hàng tự động
- Quản lý phân phối
- Quản lý sản xuất
- Quản lý tài chính
- Quản lý dữ liệu nhân sự và danh sách khách hàng
- Hệ thống kiểm soát thay đổi kỹ thuật (ECC)
- Cloudify ERP
Xuất từ một giải pháp ERP trong nước nhưng tính đến nay Cloudify ERP đã có 6 năm cung cấp các gói phần mềm quản lý doanh nghiệp cho 1,000 khách hàng trên nền tảng điện toán đám mây theo đúng tiêu chuẩn quốc tế. Cloudify ERP thuộc sở hữu của Vinlinks (một thành viên của Vingroup), giúp các doanh nghiệp hệ thống hóa hệ thống lưu trữ và hoạch định, tạo cơ sở củng cố, phát triển hoạt động kinh doanh.
Với mục tiêu trở thành “Giải pháp ưu việt dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ”, Cloudify ERP cho phép tích hợp các phần mềm quản lý toàn diện, hỗ trợ doanh nghiệp trong mọi hoạt động kinh doanh.
- Quản trị sản xuất: Kế hoạch, tiến độ, năng suất, giá thành
- Quản trị bán hàng: phần mềm CRM, báo giá, hệ thống khó và các điểm bán, email marketing
- Quản trị nhân sự: Quy trình tuyển dụng, hồ sơ nhân viên, bảng chấm công,…
- Kế toán: Tạo, lưu trữ và truy vấn hóa đơn, thuế và quản trị kế toán tài chính
- Odoo
Odoo là một bộ công cụ phần mềm quản lý doanh nghiệp thương mại điện tử, bao gồm thanh toán, kế toán, sản xuất, kho hàng, quản lý dự án và quản lý hàng tồn kho. Trong đó, một trong những tính năng ưu việt nhất của Odoo là giải pháp ERP.
Giải pháp phần mềm ERP của Odoo phát huy hiệu quả đối với doanh nghiệp ở nhiều quy mô khác nhau và càng ngày càng được ưa chuộng nhờ tính bảo mật cao, chi phí linh hoạt.
Hiện tại, Odoo cung cấp cho người dùng những tình năng đa dạng trong việc hệ thống hóa hoạt động quản lý và hoạt định doanh nghiệp. Các tính năng chính tạo nên ưu điểm của Odoo có thể kể đến như:
- Chatter: Cập nhật và trao đổi thông tin nhanh chóng giữa các bộ phận ngay trong phần mềm mà không phải thông qua một ứng dụng nào khác.
- Quản lý khách hàng, thông tin liên hệ: Nhờ kết hợp với CRM, Odoo giúp quản lý tập trung các dữ liệu từ cơ bản đến chuyên sâu một cách thống nhất trên toàn hệ thống.
- Marketing: Đảm bảo tính liên kết dữ liệu giữa hoạt động kinh doanh và tiếp thị, tăng độ phổ biến hình ảnh của doanh nghiệp.
- Quản lý sản phẩm: Quản lý các hợp đồng kinh doanh, bảng báo giá,…
- Thư viện thông tin: Hỗ trợ người dùng truy cập vào thông tin doanh nghiệp một cách có hệ thống.
- Công cụ email, quản lý quy trình làm việc: Giúp các cấp quản lý giám sát hiệu quả hiệu suất làm việc của các bộ phận. Việc trao đổi nội bộ hay các đơn vị bên ngoài bằng email cũng được tối ưu hiệu quả.
- Phân tích, báo cáo: Các số liệu được chia sẻ trên cùng một nền tảng tạo điều kiện thuận lợi cho việc trích xuất báo cáo và phân tích tình hình kinh doanh để đưa ra quyết định đúng đắn.
- Linh hoạt, dễ mở rộng: Khi sử dụng Odoo, doanh nghiệp có thể linh hoạt cài đặt các module của bên thứ 3 để hoạt động trơn tru và hiệu quả hơn.
Cách để lựa chọn giải pháp ERP tốt nhất cho doanh nghiệp
- Vạch ra các lợi ích cụ thể
Điều quan trọng để doanh nghiệp có thể triển khai thành công và khai thác hiệu quả các tính năng từ ERP chính là việc xác định rõ ràng các mục tiêu. Doanh nghiệp muốn đạt lợi ích gì từ ERP? Để đạt được lợi ích đó cần những yêu cầu gì? ERP bắt buộc phải đáp ứng các đặc điểm nào của doanh nghiệp?… Là những câu hỏi cần được giải quyết cụ thể trước khi doanh nghiệp trao đổi cùng dịch vụ tư vấn và chọn ra giải pháp ERP phù hợp.
Đầu tư vào hệ thống phần mềm ERP là một sự đầu tư dài hạn với mục đích cải thiện hoạt động và nâng cao lại hiệu quả kinh doanh. Vì thế nên chi phí triển khai sẽ trở thành vấn đề lớn và không được hoàn trả xứng đáng nếu doanh nghiệp mất phương hướng trong việc xác định lợi ích ngay từ ban đầu.
Cần vạch ra các lợi ích cụ thể khi chọn hệ thống ERP
- Đáp ứng được nhu cầu doanh nghiệp
Mỗi doanh nghiệp luôn tồn tại đặc thù riêng vì thế không thể có một giải pháp ERP nào mang lại hiệu quả như nhau cho tất cả các mô hình công ty. Để xác định được đâu là giải pháp ERP phù hợp nhất, việc đầu tiên doanh nghiệp cần làm là hiểu rõ nhu cầu của chính mình, tránh dẫn đến các quyết định sai lầm.
Doanh nghiệp nên dành thời gian để tổng quát lại toàn bộ hoạt động quản trị, kinh doanh rồi từ đó chỉ ra những khó khăn hay bất cập cần được điều chỉnh thông qua tích hợp quy trình bằng phần mềm. ERP phải được tùy chỉnh để giải quyết các vấn đề hiện tại và phục vụ cho mục tiêu tăng trưởng trong tương lai. Xác định rõ các yêu cầu, doanh nghiệp sẽ có cơ sở trong việc quyết định lựa chọn giải pháp ERP nào là thích hợp.
- Tìm kiếm hướng dẫn và hỗ trợ bên ngoài
ERP vốn rất đồ sộ và phức tạp, đặc điểm đó tạo cảm giác e ngại cho các doanh nghiệp lần đầu tiếp xúc. Vì chưa có kinh nghiệm doanh nghiệp sẽ rất khó khăn trong việc hiểu rõ bản chất phần mềm, cách vận hành, mối liên kết giữa các module – những yếu tố vốn thiên về mảng kỹ thuật. Trong trường hợp trên, hãy tìm kiếm sự hướng dẫn và hỗ trợ từ bên ngoài.
Hiện nay có rất nhiều đơn vị tư vấn và phân phối các giải pháp ERP tại Việt Nam luôn sẵn sàng cung cấp các thông tin cần thiết giúp doanh nghiệp đưa ra lựa chọn. Ngoài các thông tin tư vấn, tuyên bố từ nhà cung cấp hay trải nghiệm từ bản demo,… doanh nghiệp cũng có thể tham khảo kinh nghiệm từ các khách hàng đang sử dụng ERP.
Phản hồi từ họ có thể giúp hình dung các trải nghiệm thực tế, xác nhận khả năng của hệ thống và đánh giá sơ lược mức độ khả thi lên mô hình doanh nghiệp.
Tìm hiểu thêm về BSS Commerce – đơn vị hỗ trợ tích hợp ERP với hệ thống website thương mại điện tử tại đây.
Lời kết
Để có thể đánh giá và lựa chọn giải pháp ERP phù hợp nhất cho kịch bản phát triển của riêng mình, đòi hỏi các doanh nghiệp cần am hiểu cả về thị trường và các nhà cung cấp ERP lẫn những yếu tố nội tại của tổ chức. Một hệ thống phần mềm ERP tối ưu không chỉ dừng lại ở mức hoàn thiện về các yếu tố công nghệ, hỗ trợ hay tính khả thi… mà còn cần được thiết kế để tương thích với các nguồn lực cũng như đáp ứng nhu cầu công ty.
Bài viết đã điểm qua các thông tin cụ thể về hệ thống phần mềm ERP, các giải pháp ERP hiện đang được đánh giá cao và cả các tiêu chí doanh nghiệp nên quan tâm khi lựa chọn. Hy vọng dựa vào các thông tin trên, kết hợp cùng nhu cầu và mục tiêu riêng của mình các doanh nghiệp sẽ có cơ sở để đưa ra quyết định đầu tư hệ thống một cách hiệu quả nhất.
Nếu bạn đang cần xây dựng website thương mại điện tử trên nền tảng Magento, LIÊN HỆ NGAY với BSS Commerce.
